Als ergens een bijeenkomst georganiseerd moet worden, hoor ik het nog regelmatig: “Ik weet nog wel een leuke werkvorm!” of “Laten we iets met LEGO doen, dat werkte toen superleuk!”

Hartstikke leuk natuurlijk, maar als je begint met de werkvorm in plaats van het doel, ben je vooral… iets leuks aan het doen. En dat is prima – maar dan kan je net zo goed met elkaar gaan bowlen. Ook gezellig, maar niet per se effectief.

Dus, hoe pak je het wél aan?

1. Begin met het doel
Wat wil je bereiken?
Moeten er besluiten worden genomen? Informatie gedeeld? Wil je dat mensen efficiënter samenwerken?
Hoe concreter, hoe beter. “Teambuilding” is geen doel. “Beter samenwerken tussen afdeling A en B, zodat project X niet telkens vertraging oploopt” wél.

2. Bepaal de kaders
Hoeveel deelnemers? Wat weten ze al? Hoe lang heb je?
6 deelnemers in een vergaderzaal vraagt iets anders dan 30 mensen in een gymzaal met klapstoelen.
Ook handig: weten of de deelnemers überhaupt zin hebben in deze bijeenkomst of dat je ze uit de krochten van hun inbox moet sleuren.

3. Wat zijn de onderwerpen?
Welke thema’s moeten aan bod komen? Wat is het belangrijkst? Wat kun je overslaan als de tijd krap wordt? En: wat is de beste volgorde?

4. Dán pas komen de werkvormen
Welke methodes helpen je om het doel te bereiken?

• Kies werkvormen op zowel groeps- als individueel niveau. Vraag deelnemers bijvoorbeeld aan het einde wat ze meenemen of morgen anders gaan doen. Als de groep verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk.

• Zorg voor een goede afwisseling: niet alleen spelletjes, maar ook niet een uur lang PowerPoint-doodstaren.

• Check of de facilitator (jij of iemand anders) de werkvormen aankan. Sommige methodes vragen een ervaren begeleider.

5. Start en eindig goed
De start bepaalt de energie van de bijeenkomst.
Wil je een actieve groep? Zorg dan voor een actieve opening.
Wil je een verdiepende dialoog? Zorg dan voor een rustige, gefocuste start.
En vergeet het einde niet: maak bewust ruimte voor afronding, anders sijpelen deelnemers weg zonder reflectie of concrete actie.

6. Programma bouwen & testen
Maak een programma, plan pauzes in (want: mensen en koffie), en check of alles past in de tijd. Mensen haten uitlopen, maar eerder klaar zijn? Nooit een probleem.

En dan, als alles staat: check nog één keer of je programma nog steeds aansluit bij het doel.
Want geloof me, in het creatieve proces verlies je dat sneller uit het oog dan je denkt.

Wat ik hiermee doe in mijn werk

Bij heidagen, projectstarts, of teamtrajecten ontwerp ik bijeenkomsten altijd vanuit het doel. Samen maken we een programma dat klopt – met energie, structuur en concrete opbrengst. Geen standaardtrucjes. Wél beweging die werkt. En ja, soms met LEGO.